E-Rechnung als Kleinunternehmer: Was gilt wirklich?
Kurze Antwort auf die häufigste Frage: Nein, Sie müssen auch ab 2028 keine E-Rechnungen schreiben. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht dauerhaft befreit (§ 34a UStDV, eingeführt mit dem Jahressteuergesetz 2024). Aber zwei Dinge gelten trotzdem — und eines davon schon heute.
1. Empfangen müssen Sie können — seit 1.1.2025
Die Empfangspflicht gilt für alle Unternehmen, auch für Kleinunternehmer. Praktisch heißt das: Wenn Ihr Lieferant, Ihr Hoster oder Ihre Versicherung eine XRechnung schickt, bekommen Sie eine XML-Datei — und haben keinen Anspruch mehr auf eine PDF. Die XML-Datei können Sie hier kostenlos öffnen und lesbar anzeigen, direkt im Browser, ohne Upload. Für die Ablage beim Steuerberater lässt sie sich als PDF mit eingebettetem Original-XML exportieren.
2. Ihre Kunden dürfen trotzdem E-Rechnungen verlangen
Die Befreiung regelt nur, was das Umsatzsteuerrecht von Ihnen fordert — nicht, was Ihre Kunden erwarten. Drei typische Fälle:
- Behörden (B2G): Bund und viele Länder verlangen bei Aufträgen schon heute eine XRechnung mit Leitweg-ID — unabhängig von Ihrer Kleinunternehmer-Eigenschaft.
- Große Geschäftskunden: Wer ab 2027 selbst umstellt, automatisiert seinen Rechnungseingang — und bittet Lieferanten zunehmend um E-Rechnungen, weil PDF-Rechnungen dann Handarbeit bedeuten.
- Ausschreibungen und Portale: Manche Auftraggeber akzeptieren Rechnungen nur noch über Portale, die strukturierte Formate erwarten.
Freiwillig umstellen — ohne Abo-Software
Wenn ein Kunde eine E-Rechnung möchte, brauchen Sie dafür keine Buchhaltungs-Suite im Abo: Wandeln Sie Ihre bestehende PDF-Rechnung in eine gültige XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung um. Der Konverter hat eine Kleinunternehmer-Option: keine Umsatzsteuer, und der vorgeschriebene Hinweis auf § 19 UStG wird korrekt strukturiert in die E-Rechnung übernommen. Die Ergebnisse bestehen den amtlichen KoSIT-Validator.
E-Rechnung mit § 19-Hinweis erstellen — kostenlos
Häufige Fragen
Ich nutze die neue EU-Kleinunternehmerregelung — ändert das etwas?
An der Grundlogik nicht: Maßgeblich ist die Kleinunternehmer-Eigenschaft nach § 19 UStG. Ob die Befreiung im Einzelfall greift (z. B. bei grenzüberschreitenden Umsätzen), klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.
Muss ich eingehende E-Rechnungen besonders aufbewahren?
E-Rechnungen sind elektronisch aufzubewahren — das XML ist das Original. Der bequeme Weg: die Datei unverändert ablegen und zusätzlich als lesbares PDF mit eingebettetem Original-XML exportieren.
Werden meine Rechnungsdaten hochgeladen?
Nein. Öffnen, Prüfen und Umwandeln laufen bei Rechnungssicht vollständig lokal in Ihrem Browser — kein Server sieht Ihre Zahlen.
Stand: Juli 2026. Diese Seite erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.