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E-Rechnungspflicht 2027/2028: Wer muss ab wann ausstellen?

Die E-Rechnung kommt in Stufen — und die größte Stufe steht erst bevor: die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen. Hier der komplette Zeitplan, die Ausnahmen und was Sie konkret tun sollten (Spoiler: Ihre Buchhaltungssoftware wechseln müssen Sie dafür nicht).

Der Zeitplan

  1. Seit 1.1.2025 — Empfangspflicht für alle: Jedes inländische Unternehmen (auch Freiberufler, Vermieter mit Umsatzsteuer-Option, Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb) muss E-Rechnungen empfangen und lesen können. Eine E-Mail-Adresse genügt technisch — aber die XML-Datei muss man öffnen und prüfen können.
  2. Bis 31.12.2026 — Übergangsfrist: Alle dürfen B2B weiterhin Papier oder einfache PDF verschicken (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers).
  3. Ab 1.1.2027 — Ausstellungspflicht, Stufe 1: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz hatte, muss inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung stellen.
  4. Ab 1.1.2028 — Ausstellungspflicht für alle übrigen Unternehmen. Einzige dauerhafte Ausnahme: Kleinunternehmer nach § 19 UStG (§ 34a UStDV). EDI-Verfahren sind nur bis Ende 2027 übergangsweise zulässig.

Was gilt als E-Rechnung — und was nicht?

E-Rechnung heißt: strukturierte XML-Daten nach der EU-Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem die XRechnung (reine XML-Datei, Standard bei Behörden) und ZUGFeRD/Factur-X (normale PDF mit eingebettetem XML — für Menschen lesbar, für Software auswertbar). Eine gewöhnliche PDF, ein Word-Anhang oder ein Scan erfüllen die Pflicht nicht.

Was Sie jetzt konkret tun sollten

  1. Empfang absichern (gilt schon heute): Eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien ansehen und auf Fehler prüfen — kostenlos, direkt im Browser, ohne dass Ihre Rechnungen irgendwo hochgeladen werden.
  2. Ausstellen vorbereiten (2027/2028): Sie schreiben Rechnungen in Word, Excel oder einem älteren Programm? Dann wandeln Sie Ihre bestehende PDF-Rechnung in eine gültige XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung um — Beträge, IBAN und Adressen werden automatisch aus der PDF vorbefüllt. Die Ergebnisse bestehen den amtlichen KoSIT-Validator.
  3. Frühstarter gewinnen: Wer an Behörden fakturiert, braucht die XRechnung mit Leitweg-ID vielerorts schon heute. Und wer 2026 freiwillig umstellt, erspart sich 2027 den Stichtags-Stress.

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Häufige Fragen

Ich liege unter 800.000 € Umsatz — betrifft mich 2027 gar nichts?

Die Ausstellungspflicht trifft Sie erst ab 1.1.2028. Aber: Empfangen können müssen Sie schon seit 2025, und Ihre größeren Geschäftskunden stellen ab 2027 um — dann bekommen Sie XML-Rechnungen, ob Sie wollen oder nicht.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein, B2C ist ausgenommen. Die Pflicht gilt für inländische B2B-Umsätze zwischen Unternehmen.

Ich bin Kleinunternehmer nach § 19 UStG — muss ich ab 2028 E-Rechnungen schreiben?

Nein — Kleinunternehmer sind dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit (§ 34a UStDV). Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen trotzdem. Alle Details für Kleinunternehmer.

Werden meine Rechnungsdaten bei Rechnungssicht hochgeladen?

Nein. Öffnen, Prüfen und Umwandeln laufen vollständig lokal in Ihrem Browser. Kein Server sieht Ihre Zahlen — deshalb eignet sich das Tool auch für vertrauliche Mandats- und Geschäftsdaten.

Stand: Juli 2026. Diese Seite erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.