ZUGFeRD-PDF lässt sich nicht einlesen — die vier realen Ursachen
Ein ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF ist zwei Dinge in einer Datei: das sichtbare Rechnungsbild und die gleiche Rechnung als XML im PDF-Anhang (Format PDF/A-3). Wenn Ihr Programm „kein XML gefunden“ meldet, ist praktisch immer die zweite Hälfte verloren gegangen — oder sie war nie vollwertig da.
PDF hier prüfen — lokal, ohne Upload
1. Es ist ein reines Bild- oder Druck-PDF
Ausdrucken und scannen, „Als PDF drucken“, Weiterverarbeitung in einem Komprimierungs- oder Bearbeitungswerkzeug: All das erzeugt eine neue Datei, die aussieht wie das Original, aber keinen Anhang mehr hat. Sichtbar bleibt alles, maschinenlesbar ist nichts. Umgekehrt gilt: Ein PDF ist nicht deshalb eine E-Rechnung, weil es eine Rechnung zeigt.
2. Das Profil ist MINIMUM oder BASIC WL
Manche Systeme betten ein XML ein, das absichtlich nur Kopfdaten enthält — ohne Rechnungspositionen. Diese Profile erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung nach § 14 UStG nicht, und viele Empfangsprogramme weisen sie deshalb ab oder ignorieren das XML. Details: ZUGFeRD MINIMUM & BASIC WL.
3. Es ist ZUGFeRD 1.0
Die erste ZUGFeRD-Generation nutzt eine andere XML-Struktur und entspricht nicht der EN 16931 — seit 2025 keine gültige E-Rechnung mehr. Moderne Empfänger scheitern daran, obwohl technisch ein Anhang vorhanden ist. Der Aussteller muss auf ZUGFeRD 2.x/Factur-X oder XRechnung umstellen.
4. Das Mailsystem hat den Anhang umverpackt
Manche Gateways, Virenscanner und Weiterleitungsregeln packen PDFs neu, wandeln sie um oder ersetzen sie durch eine „sichere Vorschau“. Test: Lassen Sie sich die Datei direkt schicken, oder bitten Sie den Aussteller, sie zusätzlich als reines XML zu senden.
In einer Minute feststellen, was vorliegt
Ziehen Sie das PDF auf die Startseite. Ergebnis ist eine von drei Aussagen: Profil erkannt (dann sehen Sie Version und Inhalt der Rechnung), veraltetes Profil (mit Hinweis, was der Aussteller ändern muss) oder kein XML enthalten — dann ist es kein E-Rechnungs-PDF, sondern ein Bild einer Rechnung.
Technischer Hinweis für Neugierige: Die Anhänge liegen im PDF-Katalog unter /Names/EmbeddedFiles, und viele PDF-Bibliotheken kommen an diese Struktur nicht heran — das ist der Grund, warum manche Werkzeuge „kein XML“ melden, obwohl eines da ist. Rechnungssicht durchläuft den Katalog direkt und liest den Anhang auch dann, wenn er verschachtelt oder komprimiert abgelegt ist.
Wenn Sie der Aussteller sind
Dann lässt sich aus dem PDF eine echte E-Rechnung machen: Felder werden aus dem PDF vorbefüllt, Sie kontrollieren sie und erhalten XRechnung-XML oder ein ZUGFeRD-Hybrid, bei dem das XML in Ihr Original-PDF eingebettet wird — das Layout, das Ihre Kunden kennen, bleibt erhalten. Die Ergebnisse bestehen den amtlichen KoSIT-Validator.
Häufige Fragen
Acrobat zeigt keinen Anhang — ist das der Beweis?
Ein guter Hinweis, aber kein Beweis: Die Anlagen-Ansicht ist je nach Version versteckt, und manche Erzeuger legen den Anhang so ab, dass Acrobat ihn nicht listet. Der Viewer hier prüft die PDF-Struktur selbst.
Muss ich das XML oder das PDF aufbewahren?
Bei einer Hybrid-Rechnung ist das XML der rechtlich maßgebliche Teil. Am einfachsten bewahren Sie die Originaldatei unverändert auf — dann ist beides zusammen archiviert.
Werden meine Rechnungen beim Prüfen hochgeladen?
Nein. Einlesen, Prüfen und Umwandeln laufen vollständig in Ihrem Browser; es existiert kein Server, der die Dateien empfängt. Nachprüfbar: Seite laden, Internetverbindung trennen, weiterarbeiten.
Stand: Juli 2026. Allgemeine Erläuterung, keine steuerliche Beratung im Einzelfall.